Agents en difficultés : quel dispositif mettre en œuvre ?

Rédigé par Corentin ALLAIS, Consultant en prévention & amélioration des conditions de travail
Jeudi 10 Septembre à 09:56

Les évolutions réglementaires les plus récentes renforcent l’engagement des employeurs publics dans l’aménagement des postes de travail et le reclassement de leurs agents, et incitent à une meilleure prise en charge du handicap (Loi du 11 février 2005). En complément, des soutiens se structurent autour du Fonds National de Prévention de la CNRACL, du Fonds d’Insertion des Personnels Handicapés de la Fonction Publique (FIPHFP). Mais quels dispositifs pratiques convient-il de mobiliser au sein des collectivités et établissements ? Comment organiser l’intervention des acteurs de la santé au travail (ressources humaines, formation, médecine préventive, assistance sociale, psychologue…) pour créer les conditions de leur efficacité ?

L’accroissement des absences pour raison de santé et notamment l’augmentation continue des maladies professionnelles, auxquels sont confrontées les organisations publiques, nécessitent la mobilisation de dispositifs adéquats, pour non seulement assurer une prévention efficace des risques professionnels, mais également accompagner les agents en difficultés : inaptitudes, aménagements de poste et reclassements, épuisement professionnel, par exemple. Les collectivités et établissements travaillent aujourd’hui au développement de politiques actives de soutien et de maintien dans l’emploi.

Détecter au plus tôt les situations d’inaptitude et de souffrance

La mobilisation, le plus tôt possible, des moyens autour des situations difficiles représente l’un des facteurs clés du succès des actions de soutien et de maintien dans l’emploi. Pour détecter au plus tôt ces situations,  il peut être bénéfique de déterminer des critères de prise en charge : ainsi, le suivi des statistiques des absences constitue un des principaux moyens d’analyse.
Définir des critères de suivi des absences représente également l’opportunité d’instituer des moments d’échange périodiques sur cette préoccupation au sein de la collectivité, tout en conservant la souplesse nécessaire pour intégrer des situations individuelles et mettre au jour les besoins de soutien.
Par ailleurs, tous les niveaux de management doivent être sensibilisés à l’importance de mobiliser une vigilance du quotidien dans le suivi des agents.

Une fois des situations difficiles identifiées, il peut être également judicieux de formaliser les modalités de l’engagement des accompagnements.
Formaliser les critères de prise en charge des agents en difficultés, c’est déjà qualifier la situation et en engager son instruction détaillée en associant au plus tôt l’ensemble des acteurs du projet de maintien ou de retour à l’emploi.

Comment organiser une démarche adaptée ?

En matière de maintien et de retour à l’emploi, comme pour l’accompagnement personnalisé des agents en difficultés, il n’existe aucun fonctionnement privilégié : l’essentiel est que l’organisation soit adaptée à la structure. Pour autant, plusieurs facteurs de succès existent :

  • Recenser les acteurs et parties prenantes à mobiliser

Pour accompagner efficacement les agents en difficultés, plusieurs expertises – internes ou externes – paraissent indispensables : direction des Ressources Humaines (gestion des carrières, des absences, formation…), médecine professionnelle et préventive, assistante sociale, par exemple. Plusieurs autres expertises peuvent être également sollicitées, en continu ou de manière ponctuelle : partenaires sociaux, élus, membres du CHSCT, psychologue du travail, agent de prévention, notamment.

Pour asseoir et renforcer ses interventions, la collectivité peut recourir à des réseaux locaux d’intervenants extérieurs : ergonomes, sociétés de conseil « RH », organismes de formation…

Identifier au plus tôt les ressources mobilisables sur les projets est une clef de réussite essentielle.

  • Créer une cellule dédiée à l’accompagnement des agents en difficultés

Réunir les ressources – internes ou externes – existantes au sein d’une « cellule  projet » dédiée offre l’avantage d’affirmer le cadre du projet poursuivi. Le principe ne consiste pas nécessairement à consacrer plusieurs personnes à l’animation exclusive, à temps plein, d’une cellule de suivi. Il est plutôt de donner une visibilité et un cadre d’organisation.
Associer les parties prenantes de la santé au travail et les acteurs de terrain au sein d’une cellule de gestion de suivi des agents en difficultés permet de prendre en compte immédiatement les contraintes opérationnelles dans la recherche de solutions au profit des agents en difficultés. Une formation des membres de la cellule est conseillée.

  • Déterminer les objectifs poursuivis

Les objectifs des cellules d’accompagnement des agents peuvent être très divers : d’une approche limitée à la gestion des reclassements professionnels et des inaptitudes, jusqu’à une perspective plus large de soutien global aux agents en difficultés, prenant en considération tous le champ de la souffrance au travail (problèmes relationnels avec un collègue ou le responsable hiérarchique, démotivation, agression, addiction, difficultés financières…).
Il est donc essentiel que les objectifs poursuivis soient clairement affirmés dès le lancement de l’organisation.

Définir des indicateurs d’activité de la cellule d’accompagnement des agents en difficulté est, par ailleurs, le moyen d’apprécier l’efficacité des actions entreprises.

  • Formaliser le mode de fonctionnement : un « mode projet » pour garantir l’efficacité

Une méthodologie de conduite des projets doit être adoptée par la structure. Structurer une méthode permet d’associer directement l’agent bénéficiaire de l’accompagnement.
Définir les méthodes de travail dans une procédure permet de se donner les moyens de conserver la mémoire des décisions prononcées quelles que soient la durée et la complexité de l’accompagnement, et de garantir l’équité de traitement des différentes situations.

  • Accompagner les agents tout au long de la démarche projet

Le soutien des agents en difficultés repose sur une condition essentielle : l’adhésion et l’implication du bénéficiaire. L’engagement de l’agent doit être régulièrement validé, par des points d’information et de validation réguliers, au fil des étapes de l’accompagnement.
Il est recommandé de poursuivre – à échéances espacées – le suivi des agents dont l’accompagnement s’est achevé, pour vérifier la pérennité des modalités déployées.

Les modalités de financement externe

Des moyens sont tenus à disposition des collectivités et établissements de santé pour soutenir leurs démarches de santé au travail et de soutien aux agents en difficultés. Plusieurs organismes peuvent être sollicités : les Maisons Départementales des Personnes Handicapées (MDPH), L’Agefiph, le Fonds National de Prévention de la CNRACL, le Fonds pour l’Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique (FIPHFP).

Dans tous les cas, un accompagnement par un cabinet externe peut être bénéfique pour vous aider à cadrer la démarche, ne pas perdre de vue vos objectifs de départ, monter des partenariats pertinents ou encore identifier les opportunités de financement.

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