Comment réfléchir à un changement organisationnel dans votre structure ?

Rédigé par Yann MAHIEU, Directeur de projet qualité organisation
Mercredi 15 Janvier à 14:37

Dans un contexte de difficultés financières, les structures publiques sont confrontées à la nécessité d’assurer une offre de services de plus en plus étendue. Elles doivent être organisées le plus efficacement possible pour tirer le meilleur parti de leurs ressources financières, humaines et techniques.

Les enjeux sont de faire travailler ensemble les services pour le bien commun, de mettre en place des outils de pilotage pertinents, promouvoir un management attentif des équipes, impliquer le personnel, recruter les bonnes compétences, alléger et adapter les différentes structures...

Toute démarche organisationnelle nécessite la mise en œuvre d’un diagnostic dont l’objectif sera d’apporter une réponse à la question définie préalablement par la direction. On peut ainsi s’interroger sur une problématique d’ensemble comme celle de l’équilibre financier d’une structure ou à l’inverse sur le fonctionnement intime d’un service, par exemple. La vocation du diagnostic qui sera posé est à mon sens d’apporter un éclairage aux décideurs afin de leur permettre de mener des actions appropriées. L’important est en effet de bien identifier et formuler les attentes de la structure ainsi que ses contraintes.

Plus les données observées seront variées (données subjectives recueillies lors d’entretiens ou de questionnaires, données factuelles récoltées grâce à des observations sur le terrain ou des cartographies de flux) plus riche et robuste sera la synthèse de ce diagnostic.

À partir de cette synthèse, la collectivité ou l’établissement peut imaginer des solutions. Il s’agira de mettre en place des actions en vue d’en obtenir des résultats mesurables. Et cela n’est possible qu’en mobilisant des équipes sur le terrain.

En pratique, le changement peut prendre plusieurs formes : il peut s’agir de remettre à plat un organigramme pour reformuler les missions clés de la structure et recentrer les services autour du service rendu au public, ou bien de soutenir et renforcer le management de proximité, ou encore de redistribuer la charge de travail en allouant les bonnes compétences aux bons endroits…

Les 4 conditions à réunir pour passer de la volonté de changer à un résultat tangible :

1 - Il faut que le changement soit pertinent : les équipes doivent avoir conscience qu’il n’est plus possible de rester dans la situation actuelle.

2 - Le changement doit également être cohérent : les actions entreprises doivent correspondre les unes avec les autres, et les indicateurs de pilotage être pertinents par rapport aux actions.

3 - La réussite du changement tient aussi à la capacité de faire travailler les équipes ensemble, de « casser les silos ».

4 – Il faut enfin trouver le meilleur équilibre entre l’énergie qui sera dépensée pour améliorer les prestations de la structure envers le public (habitants, usagers, patients, résidents…) et les contraintes financières, sans dégrader la qualité de vie au travail des agents.

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