La méthode organisationnelle « 5 S » appliquée aux collectivités territoriales

Rédigé par Aurore KEVORKIAN, Ergonome, consultante en prévention & amélioration des conditions de travail
Lundi 15 Juin à 12:22

La méthode dite des « 5 S » est une technique d’organisation du travail japonaise qui tire son origine d’un programme de formation développé aux Etats-Unis durant la seconde guerre mondiale, le Training Within Industry (TWI), dont l’objectif premier était de former rapidement les femmes à la reprise de l’activité d’armement en remplacement des hommes mobilisés.

Son application s’articule autour de 5 étapes consécutives visant à l’amélioration continue des activités. Elle se décline selon les principes suivants : Seiri (= débarras), Seiton (= rangement), Seiso (= nettoyage), Seiketsu (= ordre) et Shitsuke (= rigueur).

Bien connue et instaurée depuis longtemps dans le milieu industriel, cette méthode trouve également son application dans le secteur public. Les structures locales peuvent y puiser des pratiques organisationnelles leur permettant de répondre à la fois à des enjeux de performance mais aussi de santé au travail pour leurs agents.

Aurore Kevorkian, ergonome et consultante en prévention & amélioration des conditions de travail, explicite, pour Expertises publiques, les possibilités de mise en œuvre de cette méthode au sein des collectivités territoriales.

Expertises publiques : Pouvez-vous rappeler en quoi consiste cette méthode ?

Aurore Kevorkian : Il s’agit d’une méthode d’organisation du travail qui prévoit de ranger, ordonner, nettoyer, rendre net et éduquer les pratiques et les habitudes organisationnelles.

C’est une méthode qui s’inscrit dans une démarche projet. Dans un premier temps, sont déclinées les trois premières étapes : ranger, arranger et nettoyer le poste. Seulement à l’issue de cette phase seront appliqués les 2 autres termes, c’est à dire rendre net et standardiser les règles, dans l’objectif de progresser et acquérir une nouvelle culture de travail. Cette méthode est riche et rigoureuse.

Expertises publiques : En quoi la méthode « 5 S » est adaptée au secteur public local ?

Aurore Kevorkian : D’expérience, plutôt que de jeter, on a tendance à vouloir conserver des choses qui vont probablement devenir obsolètes dans le temps, pour éviter, pense-t-on, une forme de gaspillage du matériel. On les stocke pensant s’en resservir ultérieurement. Or, on se rend compte qu’elles ne sont finalement jamais réutilisées. Cela peut avoir un réel impact en termes d’organisation des espaces et des flux de travail.

Concernant les postes administratifs, ce sont par exemple, des documents imprimés et conservés dans les armoires pour les relire le cas échéant. Dans les ateliers des services techniques, on va garder une chaîne de tronçonneuse d’un vieux modèle pour disposer de pièces de rechange, au besoin. Ce stockage plus ou moins organisé est générateur de dangers (on se prend les pieds dans le matériel…), de prise d’espace utile (atelier surchargé où l’on ne dispose plus d’un espace libre suffisant pour travailler…) et de perte de temps (difficulté pour atteindre le matériel dont on a vraiment besoin…).

En d’autres termes, le poste de travail encombré ne va pas favoriser la qualité mais augmenter les risques, la confusion, les oublis et avoir des répercussions sur l’organisation du travail. Tous les postes de travail, qu’ils soient administratifs ou techniques, sont concernés.

Expertises publiques : A quelles problématiques concrètes répond cette méthode ?

Aurore Kevorkian : Les collectivités peuvent être amenées à rencontrer des problématiques d’organisation d’espace qui peuvent générer des contraintes physiques ou psychologiques.

Avant même de procéder à un aménagement de poste, il faut s’attacher à dégager l’espace. On commence par réaliser un état des lieux des activités et du matériel existant : ce qui est nécessaire au quotidien, ce qui est moins utile… C’est par exemple s’interroger sur comment et où stocke-t-on le matériel d’entretien des espaces verts utilisés seulement de façon saisonnière. Car, lorsque que tout est stocké au même endroit, de la tondeuse, au taille-haie jusqu'au sac de sel, il devient difficile d’atteindre aisément ce dont on a besoin. On va alors s’attacher à ranger et organiser l’espace en fonction des activités des agents.

En réduisant ainsi les flux, on peut augmenter la productivité des agents qui bénéficient par ailleurs d’une meilleure organisation de l’espace. C’est également le moyen de contribuer à une meilleure santé physique et psychologique des agents en leur évitant de se contorsionner, de se fléchir pour accéder au matériel dont ils ont besoin ou en réduisant leur stress lié à une perte de temps.

Expertises publiques : Comment mettre en place cette méthode dans une collectivité ?

Aurore Kevorkian : Elle se met en place selon une démarche projet. Un groupe projet, constitué de représentants de chaque service, va être le garant de sa mise en œuvre sur les différents postes. C’est au responsable ou assistant de prévention de procéder à l’état des lieux : le poste de travail est débarrassé de tout le matériel inutile (vieux cartons et documents, matériel obsolète…) puis nettoyé. Dans un second temps, le poste est organisé en fonction de la mission attendue et du matériel nécessaire. Ceci dans l’objectif d’optimiser le poste de travail.

Après cette phase d’organisation, il va s’agir de standardiser ces règles, pour qu’une nouvelle personne qui vient remplacer ou travailler sur le poste soit organisée de la même manière.

Expertises publiques : Quelles sont les clés de la réussite de sa mise en œuvre ?

Aurore Kevorkian : Le projet ne s’arrête pas à l’issue de la 5e étape, il doit s’inscrire dans la durée. L’intérêt étant de procéder à des états des lieux réguliers, pour suivre et faire progresser cette démarche et permettre de pérenniser une nouvelle culture.

Au lancement d’une telle démarche, il peut aussi être recommandé d’organiser une session de formation pour sensibiliser les agents à l’intérêt de cette méthode. En effet, une certaine résistance au changement peut s’opérer, cette démarche doit donc se construire progressivement et ne pas s’imposer.

Expertises publiques : Quelles sont au final ses avantages ?

Aurore Kevorkian : Tout simplement une meilleure organisation du poste de travail, une meilleure performance dans son activité quotidienne, une énergie optimisée.

Cela répond d’autre part à des enjeux de santé en réduisant les mauvais gestes engendrés par une organisation de l’espace inadaptée et une accumulation de matériel inutilisé. Par exemple, une pile de documents sur un bureau borne les gestes au quotidien, limite l’amplitude de travail sur le poste. Or, les agents n’ont pas forcément conscience qu’ils se font mal au travail.

C’est un enjeu aussi en termes d’intérêt au travail et de motivation grâce à un environnement organisé et des tâches enrichies. C’est le moyen de se rendre acteur de son poste et responsable de chacun en facilitant la polyvalence et la prise de poste par d’autres collègues.

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